MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN
Arti dan Fungsi Manajemen
Manajemen mempunyai lima fungsi:
1) Perencanaan
2) Pengorganisasian
3) Pengarahan
4) Pengkoordinasian
5) Pengawasan
Kelima fungsi manajemen ini sangat pentng di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksud agar dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah diteteapkan dapat tercapai. Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan dimana kegiatan yang sama disatukan kedalam wadah.
Jenjang Manajemen
Perusahaan biasanya memiliki 3 jenjang manajemen,ketiga jenjang manajemen tersebut adalah:
1) Manajemen atas
2) Manajemen menengah
3) Manajemen lini pertama (bawah)
4) Karyawan (non manajemen)
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Sejarah manajemen berawal dari eropa meskipun secara riil sudah ada sebelumnya di eropa maupun benua-benua lainnya.
Gerakan Manajemen Ilmiah
Pada tahun 1885, Frederick W, Taylor (1841-1945) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang di terbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Mengemukakan beberapa prinsip, prinsip tersebut adalah:
Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat di observasi dan di analisis
Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih
Prinsip 3: Menggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif
Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksa pekerjaan
Penelitan dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Sebagai akibat daei semakin besarnya minat dalam pendidikan manajemen, sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan. Teori-teori pokok berasal dari para manajer dan pengajar yang ingin menentukan lebih banyak tentang apa yang perlu diajarkan kepada calon-calon manajemen. Teori-teori pada pokoknya berasal dari para manajer dan pengajar. Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajer yang muncul :
a) Sekolah Klasik (Classical School)
b) Sekolah Prilaku (Behavioral School)
c) Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
d) Analisis Sistem
e) Manajemen Hasil
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapain tujuan, fungsi perencanaan harus dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah: sumbangan terhadap tujuan serta efesiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:
1) Tujuan (Objective)
2) Kebijakan (Policy)
3) Strategi
4) Prosedur
5) Aturan (Rule)
6) Program
Kegunaan Perencanaaner
Kegunaan perencanaan adalah:
a) Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b) Mengarahkan perhatian pada tujuan
c) Memperingan biaya
d) Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
Langkah-langkah yang harus di ambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah:
a) Menetapkan tujuan
b) Menyusun anggapan-anggapan (premising)
c) Menentukan berbagai alternatif tindakan
d) Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
e) Mengambil keputusan
f) Menyusun rencana pendukung
Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang. Apabila kita berusaha untuk mempelajari posisi sekarang dengan menggunakan data akuntansi maupun statistik, maka sebagai titik tolaknya kita harus menengok ke belakang.
Jarak Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni:
1) Perencanaan jangka panjang
2) Perencanaan jangka menengah
3) Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Seperti telah dikemukakan di muka bahwa perencanaan mempunyai sifat keutamaan dan bersifat luas, ini berarti perencanaan itu baik. Selain kebaikan-kebaikan, perencanaan juga mempunyai kelemahan-kelemahan. Beberapa faktor yang membatasi perencanaan tersebut adalah:
a) Sulitnya mencari anggapan secara teliti
b) Perubahaan yang sangat cepat
c) Kekakuan internal
d) Kekakuan eksternal
e) Waktu dan Biaya
Faktor biaya juga perlu diperhatikan dalam menyusun suatu perencanaan. Faktor biaya berkaitan dengan waktu. Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya demikian pula sebaliknya.
Pengambilan Keputusan
1) Syarat pengambilan keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain:
1) Berusaha untuk mendapat suatu tujuan yang tidak terpenuhi
2) Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan yang dapat dicapai
3) Mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilain berbagai alternatif
4) Bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuatuntuk memilih alternatif
2) Alat pengambil keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti:
1) Operation research
2) Teori probabilitas
3) Linier progamming
Ketiga alat tersebut, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah:
1) Analisis resiko
2) Pohon keputusan (Decision Tree)
PENGORGANISASIAN
Pengertian
Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Dalam kegiatan tersebut diharapkan akan tercipta hubungan-hubungan di antara masing-masing komponen. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaatserta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk: hubungan formal dan hubungan informal.
Pola Hubungan antara Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisasi untuk mencapai tujuan, tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi, penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan harus berdasarkan pada suatu tujuan. Terdapat pembagian tanggung jawab dan wewenang untuk melaksanakannya.
Jadi, antara hubungan tujuan, fungsi, tanggung jawab dan wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.
Rentang Kekuasaan
Keefektifan dan efesiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumlahan bawahan itu sendiri. Faktor jumlah bawahan belum menjamin keefektifan serta efisiensi yamg dipimpinnya pengaturan dari seorang pemimpin. Untuk itu harus diperhatikan pula faktor lain yang mempunyai hubungan erat. Faktor tersebut adalah frekuensi antara hubungan pimpinan dan bawahan. Banyak sedikitnya hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:
1) Latihan dari bawahan
2) Pendelegasian wewenang
3) Perencanaan
4) Teknik komunikasi
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi jumlah bawahan atau bagian-bagian yand dipimpinnya. Hal ini berpengaruh pada ruang lingkup organisasi. Namun kesempatan untuk berkembang bagi suatu organisasi tetap ada, yaitu dengan mengadakan pengelompokan kegiatan atau aktivitas serta tenaga kerja dan spesialisasi kegiatan perlu dilakukan. Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut:
1) Didasarkan pada suatu angka
2) Didasarkan pada waktu
3) Didasarkan pada fungsi perusahaan
4) Didasarkan pada luas daerah operasi
5) Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
6) Didasarkan pada jenis langganan
Karakteristik Struktur Organisasi
Bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu:
a) Keseimbangan dalam organisasi
b) Fleksibel
PENGARAHAN
Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Adanya beberapa prinsip, yaitu:
1) Prinsip mengarah pada tujuan
2) Prinsip keharmonisan dengan tujuan
3) Prinsip kesatuan komando
Cara-cara Pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dab tidak diharapkan menyimpang dari prinsip-prinsip dimuka. Cara-cara pengarahan yang dilakukan:
a) Orientasi
b) Perintah
c) Delegasi wewenang
Komunikasi
Definisi-definisi tentang komunikasi adalah:
1) Adanya hubungan antara orang dengan orang, orang dan lembaga dan sebaliknya
2) Adanya hubungan yang timbul dan dijadikan sebagai penyalur gagasan
3) Dapat menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
4) Untuk berkomunikasi digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol
Dalam komunikasi juga harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1) Komunikasi harus jelas
2) Prinsip integrasi
3) Prinsip penggunaan organisasi informal
Motivasi
Motivasi memiliki dua macam bentuk, yaitu:
1) Motivasi Positif: proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara penambahan tingkat kepuasan tertentu.
2) Motivasi Negatif: proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
PENGKOORDINASIAN
Kordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha-usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
Prinsip-prinsip Organisasi
Dalam organisasi terdapat tiga prinsip, yaitu:
1) Prinsip kontak langsung
2) Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3) Hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada
Pelaksanaan Fungsi Organisasi
Fungsi organisasi manejer dapat menempuh dua cara, yaitu:
a) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b) memastkan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya sert melakukan perbaikan-perbaikan bila terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan:
1) menciptakan standart
2) membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standart
3) melakukan tindakan koreksi
Syarat-Syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan yang baik diperlukan beberapa syarat, yakni:
1) pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
2) pengawasn harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3) pengawasan harus memiliki pandangan kedepan
4) pengawasan harus obyektif
5) pengawasan harus luwes/fleksibel